Sistemas para Automação Comercial - PAF-ECF O que é isso?

PAF-ECF é o Programa Aplicativo Fiscal que faz a interface com o ECF-IF. Ha algum tempo atrás cada estado definia como o Aplicativo Fiscal deveria atuar com o ECF, e alguns exigiam muita informação para seu controle, outros exigiam quase nada.

Desde o convênio ICMS 50/00 o Fisco já demonstrava interesse em disciplinar a matéria, mas apesar de já termos algumas definições neste convênio e nos seguintes, os Fiscos em geral não exigiam exatamente como estava ali, com poucas exceções.

Durante este tempo o mercado ficou à vontade, e surgiram muitos tipos de empresas de software. Algumas muito sérias, e outras nem tanto. Só em São Paulo houveram autuações em diversos estabelecimentos comerciais e muitos Aplicativos Comerciais sendo investigados.

Neste cenário era de se esperar um maior controle do Fisco sobre o PAF-ECF, e o Fisco iniciou uma série de contatos com as entidades de desenvolvedores, principalmente a ASSESPRO e a AFRAC.

No âmbito da AFRAC posso dizer que foi formado um GT de SW (grupo técnico de software), coordenado pelo Edgar da TKE, que tem feito um excelente trabalho.

Então finalmente depois de toda a discussão juntamente com as entidades o Fisco publicou 2 documentos contendo as informações para análise do PAF-ECF, que é o Ato Cotepe 06/08 e o Convênio ICMS 15/08. Estes documentos são de abrangência nacional, quer dizer, todas as software-houses deverão atendê-los.

Estas legislações contem diversas exigências de alguns estados, como MG, SP e SC, e cria algumas siglas para documentos que a maioria já usa, como:

· Auto-serviço – forma de atendimento em que o consumidor escolhe os produtos e leva ao caixa.
· Pré-venda – forma de atendimento em que o consumidor escolhe os itens e recebe um código ou senha de identificação e se dirige ao caixa para pagamento.
· Documento Auxiliar de Venda (DAV) – é um tipo de documento emitido e impresso antes de terminar a operação de compra, para atender as necessidades operacionais do estabelecimento comercial. Serve para operações como orçamento, pedido, ordem de serviço, etc. O DAV não substitui o Cupom Fiscal, que deverá ser emitido. O DAV não pode ser usado em bares e restaurantes.

Também estabelece regras e requisitos para os Aplicativos Comerciais seja Frente-de-Loja seja de Gestão. Com estas regras alguns comportamentos do PAF-ECF são padronizados, e a sonegação fica mais difícil de ser realizada através dos aplicativos.

Agora o PAF-ECF será obrigado a gerar um arquivo diário com o movimento, nos mesmos moldes dos dados exigidos pela Portaria CAT-52 de SP.

Há regras definidas para diversos ramos de atividade, conforme suas peculiaridades, como por exemplo: postos de combustíveis, bares, restaurantes, farmácias de manipulação, oficina de consertos e transportes.

Agora não basta mais criptografar o número de série do ECF e verificar sua troca, há que verificar ainda o GT (grande total) do ECF. Assim não há como trocar o ECF em operação. Há alguns números que são impressos em mais de um documento, gerando uma informação cruzada.

A data/hora do ECF tem que estar em sincronia com o PAF-ECF, numa tolerância de 15 minutos. Mas o principal é que os dados gerados pelo PAF-ECF deverão ser assinados digitalmente, identificando quem as gerou. Ou seja, se o fisco receber informações alteradas, poderá facilmente identificar qual o PAF-ECF que as gerou.

Neste contexto é importante ter confiança nos dados recebidos do ECF, e recebê-los assinados passa a dar ao desenvolvedor a certeza de que as informações são fidedignas, e lhe dá uma garantia de que os dados estão síncronos com o ECF, minimizando os riscos de geração de informações inconsistentes para o fisco e eventuais penalidades.

Estes convênios entraram em vigor em 1 de julho de 2008, e nesta data começaram os trabalhos de credenciamento das entidades candidatas a realizarem o processo de análise do PAF-ECF. As entidades que desejam realizar a atividade de análise se cadastram, passam pelas etapas necessárias e tem seu nome publicado no Diário Oficial da União, passando a estar credenciadas.

E partir do primeiro credenciamento começa a contar 6 meses, sendo o prazo final para que os Aplicativos estejam de acordo com a legislação.

É isto mesmo, a partir de agora o PAF-ECF precisa passar por uma análise funcional por órgão técnico credenciado pelo COTEPE/ICMS, obtendo um Laudo de Análise Funcional de PAF-ECF e com este em mãos poderá solicitar registro em cada unidade federada, e conforme a legislação de cada estado, semelhante ao que é feito com o ECF, por exemplo.

Durante esta análise a Software-House deverá entregar os códigos-fonte de seu aplicativo para análise, que depois deverá gerar uma chave MD5 do conteúdo e lacrado, ficando em poder da própria software-house como fiel depositária.

A legislação cita ainda que os custos desta análise é por conta da software-house, devendo disponibilizar os materiais e recursos necessários para a realização da análise e emissão do laudo.

O prazo de validade da análise funcional é estabelecido pela unidade federada, podendo ainda ser cancelada, suspensa ou cassada. Caso o aplicativo seja alterado, este deverá ser reanalisado depois de decorrido o prazo, sob pena de ser cancelado o registro.

Qual deverá ser o efeito sobre o mercado de software-houses?

Se fizermos uma analogia com o mercado de Fabricantes de ECF, observaremos que em 1998 tínhamos aproximadamente 32 fabricantes de ECF, e que hoje, passados 10 anos, temos 16 Fabricantes (50%), e se considerarmos somente aqueles que desenvolvem e fabricam então este número cai para algo em torno de 8 (25%). Isto significa que em 10 anos, o número de fabricantes foi drasticamente reduzido, ficando aquelas empresas que possuem capacidade de investimento, e às demais resta revender o produto de algum fabricante com a sua marca para permanecer, mudar ou até mesmo sair do mercado.

Observamos que uma parte daqueles fabricantes (25%) parou de desenvolver seus produtos e revende produtos em OEM (original equipment manufacturer) e outra parte desistiu deste mercado ou passou a ser desenvolvedor de software.

Agora, se analisarmos o mercado de software-house, observamos que além da homologação do PAF-ECF, que trará custos adicionais ao desenvolvedor, há também a homologação do TEF, com suas idas e vindas e mudanças freqüentes de protocolo.

Certamente nos próximos anos haverá mudanças neste setor. Estima-se que temos um pouco menos do que 8.000 software-houses, sendo 94% micro e pequenas empresas. Sobretudo as micro e pequenas, e, portanto um universo muito grande, sofrerão com as novas exigências da legislação, e alguns estudos de mercado confirmam que haverá uma retração significativa no número de players no setor de software-houses.

Se antes se podia protelar o investimento em novas tecnologias e procurar obter o máximo de retorno com o aplicativo comercial já desenvolvido, agora há a necessidade de investimento no curto prazo para homologar o PAF-ECF e manter o negócio em funcionamento.

Isto indica que as transformações do mercado levarão a empresas que se utilizarão do investimento de outras para manter seu negócio em funcionamento, focando nas atividades que possui mais domínio.

Algumas perguntas sobre o assunto:

1. O que é o PAF-ECF?
É o Programa Aplicativo Fiscal que faz a interface com o Emissor Cupom Fiscal. Com esse programa, o Fisco prevê que todas as empresas fornecedoras de soluções de automação comercial estejam devidamente homologadas, garantindo que as transações comerciais que passem por esses sistemas sejam devidamente apuradas.

2. Apenas empresas com faturamento anual acima de R$ 120.000,00 serão obrigadas a se enquadrar no PAF-ECF?
Não. Qualquer empresa que tenha algum tipo de automação será obrigada, independentemente do faturamento.
O valor-base para a obrigatoriedade é de R$ 120.000,00 (cento e vinte mil reais), sendo que todas as empresas a partir desse patamar estão obrigadas a se automatizarem. As empresas com faturamento menor que o estabelecido e que tenham qualquer tipo de automação também estão obrigadas a se enquadrar. Exemplo: um computador no estabelecimento será entendido como automação.

3. O PAF-ECF será aplicado somente nos sistemas de venda ou também nos sistemas de retaguarda?
A princípio, só nos sistemas de vendas. Os laudos serão válidos somente após análise pelo instituto, utilizando o roteiro que está em definição neste momento. Ou seja, se você já obteve um laudo, ele vale somente para o Estado em questão. O PAF-ECF, como o próprio nome define, refere-se aos itens emitidos no ECF, portanto, somente na frente de loja.


4. Se utilizo um microterminal autônomo em meu comércio, e o mesmo não permite a possibilidade de geração de arquivos, não poderei mais utilizá-lo, após janeiro?
Assim que a Lei for sancionada em seu Estado, você não poderá mais usar esse microterminal – atente para os prazos estabelecidos em cada Estado.
A legislação ainda não está sendo exigida *, e haverá um prazo para novos produtos e outro prazo para produtos já instalados. Existe uma tendência de os Fiscos Estaduais adotarem o prazo de junho de 2009 para novas instalações e janeiro de 2010 para o parque instalado. Portanto, se a sua empresa vai instalar uma nova solução de automação comercial, é muito importante que já esteja adequada a essa legislação. Por outro lado, se você já é usuário de uma solução de automação comercial, deve questionar seu fornecedor sobre o prazo de adequação da mesma.
* Este material foi produzido em Janeiro/2009.

5. Posso utilizar o PAF-ECF em terminais que não possuam uma unidade de disco rígido (HD) para armazenar informações do ECF?
Não. É obrigatório que o PAF-ECF esteja instalado em um equipamento de ponto de venda com unidade de disco para armazenamento das informações de venda. A legislação do PAF-ECF exige que todo equipamento tenha uma forma de armazenar dados, para que, estando ou não conectado em rede, as informações não sejam perdidas. Nas fiscalizações, será checado se, de fato, os dados foram armazenados.

6. A homologação do PAF-ECF será obrigatória em todos Estados?
Sim, praticamente todos, mas em datas diferentes. A homologação será obrigatória, com exceção do Estado do Mato Grosso (MT), que, até o presente momento *, não participa da legislação PAF-ECF. A rigor, desde 26 de dezembro de 2008, os Estados podem exigir a obrigatoriedade da Lei.
* Este material foi produzido em Janeiro/2009.

7. Um software de automação comercial homologado em um Estado pode ser utilizado em outro Estado? Qual o prazo de validade das homologações?
Sim, um software homologado em um Estado pode ser utilizado em outro, desde que faça seu cadastro na Secretaria da Fazenda. O prazo de validade é de 12 meses.
Para você comprovar que a solução de automação comercial em uso está adequada à legislação do PAF-ECF, solicite ao seu fornecedor de solução de automação comercial que lhe apresente o laudo de análise funcional do PAF-ECF e o documento de registro na Secretaria da Fazenda do seu Estado. Observe a data de emissão do laudo e a data de registro na Secretaria da Fazenda.

8. Empresas que utilizam softwares de automação comercial desenvolvidos por autônomos poderão homologá-los?
Não. Apenas empresas que possuem em seu objeto social esse tipo de prestação de serviços e que estejam formalmente estabelecidas podem homologar o software de automação comercial. A legislação exige que as software houses tenham um CNPJ conhecido para registrar a aplicação – os autônomos não poderão mais cadastrar seus aplicativos.

9. Os custos de homologação do PAF-ECF deverão ser pagos pelos clientes finais ou pelos desenvolvedores?
Uma vez que essa é uma exigência legal de homologação dos aplicativos no Fisco, esses custos devem ser absorvidos pelos desenvolvedores do software.
A segurança que o Fisco busca nesse processo deverá trazer mudanças para esse setor. Estima-se que existam, hoje, aproximadamente 8 mil software houses no Brasil, sendo 94% delas micro e pequenas empresas, as quais deverão sofrer mais com as novas exigências da legislação. Alguns estudos de mercado confirmam que haverá uma retração significativa no número de empresas desenvolvedoras de softwares – daí a necessidade de garantir a contratação de aplicativos de empresas com condições de honrar os contratos e manter alto nível de prestação de serviços.
Se antes os pequenos desenvolvedores podiam protelar o investimento em novas tecnologias e procurar obter o máximo de retorno com o aplicativo comercial já desenvolvido, agora há a necessidade de investimento no curto prazo para homologar o PAF-ECF e manter o negócio em funcionamento dentro das imposições da Lei.
Se você tem um contrato de serviços com seu fornecedor de solução de automação comercial, consulte-o para ver se existe custo para a implantação e o treinamento na nova versão; caso não possua contrato de serviços, provavelmente haverá um custo a ser repassado.

10. Como faço para saber se minha empresa possui um software preparado para aderir ao PAF-ECF?
Questione seu desenvolvedor de soluções de automação sobre o PAF-ECF, oriente-se com seu contador, procure empresas renomadas, com soluções completas.
O primeiro passo que as empresas devem dar é questionar aos seus desenvolvedores de soluções se o sistema atual está preparado para atender às novas regulamentações. Em seguida, convide seu contador a participar desse processo. Busque contratar soluções de empresas que estão preparadas para oferecer soluções completas para sua empresa (hardware, software, capacitação e serviços).
Recomendamos aos contadores que se inteirem sobre a nova legislação e garantam que seus clientes utilizem os aplicativos homologados, orientando-os; caso contrário, o cliente poderá ser multado, e o contador poderá ser responsabilizado, junto da empresa desenvolvedora. Ou seja, todos serão responsabilizados: cliente, contador e desenvolvedo.

O fato é que a IQ Sistemas está em contínuo aperfeiçoamento e adequações às leis vigentes e sempre estaremos oferecendo apoio aos nossos clientes para alavancar o seu negócio.


Fonte: www.bematech.com.br